지자체 AI 보고서 작성 도우미

문제

내용보다 양식 맞추기에 먼저 손이 가는 부서 보고서

지자체 부서는 업무 보고, 사업 계획, 회의 결과를 모두 문서로 남깁니다. 이 지자체는 보고서 초안을 쓰는 데 드는 품을 줄이려 했습니다.

보고서를 쓰는 담당 공무원은 내용보다 형식에 먼저 시간을 씁니다. 보고 유형마다 목차 구성과 서식이 정해져 있기 때문입니다. 같은 내용도 내부 보고용과 브리핑용으로 다시 고쳐 씁니다.

보고서를 검토하는 팀장·과장은 목차가 맞는지부터 봅니다. 구성이 어긋나면 본문을 다 쓴 초안이 다시 담당자에게 돌아갑니다.

그래서 이 지자체는 부서 보고서 초안을 AI로 먼저 만들어 보기로 했습니다.

해결

목차를 먼저 잡고 본문을 채우는 다섯 단계

포너즈는 보고서 한 건을 다섯 단계로 나눠 만들게 했습니다.

• 정보 입력: 제목, 부서, 작성 목적, 주요 내용 요약을 받습니다. 보고서 유형과 파일 형식도 여기서 고릅니다.
• 목차 생성: AI가 장과 절로 된 목차를 만듭니다. 담당자가 순서를 바꾸고 항목을 더하거나 뺍니다.
• 양식 선택: 표준 공문서, 업무 보고서, 브리핑 자료 등 양식 여섯 가지 가운데 하나를 고릅니다.
• 본문 생성: 서론, 본문, 결론을 차례로 쓰고 고른 양식의 서식을 입힙니다.
• 다운로드: 미리보기로 확인한 뒤 한글(HWP)·PDF·Word 파일로 내려받습니다.
• 담당자 확인: 목차를 담당자가 확정해야 본문이 만들어집니다. 초안은 미리보기에서 읽은 뒤 내려받습니다.

본문보다 목차를 먼저 담당자에게 보여 주기

보고서의 뼈대는 목차에서 정해집니다. 목차가 어긋난 채 본문을 만들면 긴 초안을 통째로 다시 만들어야 합니다. 그래서 목차 단계에서 담당자가 순서와 항목을 먼저 확정하게 했습니다.

초안을 한글(HWP) 파일로 내기

지자체의 공문서와 내부 보고서는 대부분 한글(HWP)로 씁니다. 초안을 다른 형식으로 받으면 담당자가 서식을 다시 옮겨야 합니다. 한글 파일을 기본으로 두고 PDF·Word는 필요할 때 고르게 했습니다.

양식은 정해진 목록에서 고르기

양식 여섯 가지를 목록에 두고 담당자가 고르게 했습니다. 기관의 보고서 서식은 이미 정해져 있어 AI가 서식까지 새로 만들 필요가 없습니다. 같은 유형의 보고서는 늘 같은 모양으로 나옵니다.

결과

빈 문서 대신 AI가 잡은 목차에서 시작하는 보고서

이 도구에서 담당자는 AI가 만든 목차를 고치는 데서 보고서를 시작합니다. 목차를 고쳐 확정하면 고른 양식대로 초안이 나옵니다. 담당자는 미리보기에서 초안을 읽고 한글 파일로 받아 마무리합니다.