고객
에어간판과 현수막을 온라인으로 파는 옥외광고 유통사, 뉴마커스
뉴마커스는 에어간판, 실사출력, 현수막을 온라인으로 파는 인천의 옥외광고 유통사입니다. 구매자는 쇼핑몰에서 주문하고 디자인 시안과 배송 상황을 온라인으로 확인합니다. 사내에는 주문을 받는 상담원, 시안을 만드는 디자이너, 출력·출고를 맡는 작업자가 있습니다.
문제
주문 한 건에 상담원·디자이너·작업자가 모두 손을 대는 구조
뉴마커스는 온라인 주문이 늘면서 주문마다 담당자와 진행 상황을 한곳에서 보려고 이 시스템을 기획했습니다.
광고물 품목에는 옵션과 사이즈 계산기가 따로 붙습니다. 주문 한 건은 상담원, 디자이너, 작업자를 차례로 거칩니다.
상담원은 쇼핑몰과 오픈마켓 관리 화면을 오가며 주문과 입금을 확인했습니다. 입금이 확인되면 디자이너에게 전화나 메신저로 작업을 알렸습니다.
디자이너는 시안을 메일이나 메신저로 구매자에게 보내고 컨펌을 기다렸습니다. 인쇄 하자로 다시 만들 때는 어느 주문의 요청인지 따로 챙겨야 했습니다.
작업자는 어떤 주문이 출력 차례인지 상담원이나 디자이너에게 물어 확인했습니다. 출고가 끝나면 배송 상태를 따로 알려야 했습니다.
뉴마커스는 주문 접수부터 출고까지를 사내 인트라넷 하나에서 처리하기로 했습니다.
해결
주문서 하나를 역할마다 다른 권한으로 보는 인트라넷
인트라넷은 품목, 주문, 작업, 상담, 결제 등 메뉴 10개로 나뉩니다. 모든 메뉴가 같은 주문 데이터를 봅니다.
- 주문 처리상태: 주문접수부터 주문확정까지 9단계로 나눴습니다. 사이에 입금요청, 입금확인, 작업진행중, 작업완료, 배송준비중, 배송중, 배송완료가 있습니다.
- 시안 확인과 재출력: 디자이너 시안은 구매자가 확인한 뒤 작업에 들어갑니다. 인쇄에 하자가 있으면 디자이너 변경요청을 올립니다. 샘플상품과 바코드도 주문 화면에서 만듭니다.
- 관리 레벨: 상담원, 디자이너, 작업자, 회계팀, 간부 등 7종으로 나눴습니다. 가입은 내부직원과 제휴업체로 구분합니다.
- 품목과 거래처: 품목을 판매·자재·기타로, 업체를 본사·지사·거래처로 나눕니다. 옵션과 사이즈 계산기도 여기서 정합니다.
- 주문 수집: 자사 쇼핑몰과 오픈마켓 주문을 API로 받아 주문서 하나로 모읍니다.
- 바코드 확인: 작업자는 휴대폰으로 바코드를 찍어 작업 내용을 확인합니다.
처리상태를 주문접수부터 주문확정까지 9단계로
광고물은 입금을 확인해야 디자인과 출력을 시작합니다. 입금, 작업, 배송을 각각 단계로 나누면 상태만 보고 누구 차례인지 압니다. 상담원은 입금 단계를, 작업자는 작업 단계를 걸러 자기 몫만 봅니다.
권한을 역할별 관리 레벨 7종으로
상담원, 디자이너, 작업자, 회계팀은 같은 주문서에서 보는 칸과 하는 일이 다릅니다. 레벨을 나누면 역할마다 필요한 메뉴만 열립니다. 제휴업체도 같은 인트라넷을 쓰게 하되 가입을 내부직원과 구분했습니다.
결과
역할마다 자기 주문을 걸러 보는 주문 처리
뉴마커스 상담원과 디자이너는 자기 이름으로 걸러 맡은 주문만 봅니다. 작업자는 처리상태로 출력할 주문을 찾습니다. 배송까지 끝난 주문은 주문확정으로 닫힙니다.
